Lima skenario komunikasi startup di Microsoft Teams

Banyak startup berkoordinasi saat ini tidak hanya dengan bertatap muka tetapi juga menggunakan perangkat bantu kolaborasi. Banyak perangkat bantu kolaborasi yang tersedia. Sebut saja Microsoft Teams, WebEx Teams, Trello, dan masih banyak lagi. Kali ini kita akan membahas berbagai skenario yang dapat dilakukan bagi tim untuk dapat berbagi dan berkolaborasi dengan sesama anggota tim

Monday / Friday Briefing 

Kami menyebutnya dengan Monday briefing karena dilaksanakan setiap minggu sekali. Monday briefing kami sampaikan dalam bentuk Teams Meeting. Microsoft Teams meeting kami lakukan agar ada interaksi yang instan antar anggota team. Teams Meeting dapat melibatkan satu divisi dan dilaksanakan secara daring. Hasilnya adalah target scorecard yang akan diselesaikan dalam minggu ini. Diskusi teknis terjadi disini di setiap divisi. Durasi Monday / Friday briefing adalah 15-30 menit. 

Daily Focus 

Kami menyebutnya dengan fokus harian. Hal ini dilakukan setiap pagi untuk memahami apa target masing-masing individu. Hal ini dilakukan dengan menggunakan mode penugasan tiap individu yang diset dalam bentuk to do. Bagi pengguna Microsoft Teams dapat menambah kegiatannya di Planner dan Microsoft To Do. Setiap divisi dapat membuat channel komunikasi per-divisi atau grup chat untuk merekam dan mendokumentasikan komunikasi ini. Durasi Daily focus adalah setiap pagi yang memakan waktu 5-15 menit. 

Monthly Meeting

Ini adalah pertemuan bulanan yang dilakukan oleh tim dalam bulan tersebut. Sama halnya dengan Monday Briefing. Monthly Meeting membahas target bulanan perusahaan yang menekankan pada aspek taktik perusahaan untuk mencapai target tersebut. Diskusi dilakukan dengan menggunakan Teams Meeting yang terjadwal dan direkam. Diskusi taktis membahas berbagai aktivitas pemasaran, penjualan, dan target bulanan yang akan dicapai dengan kolaborasi berbagai divisi. Durasi pertemuan ini adalah 30-60 menit. 

Quarter Review

Ini adalah pertemuan tiga bulan untuk membahas aspek strategis perusahaan. Quarter review idealnya dilaksanakan dengan pendekatan tatap muka. Jika tidak dimungkinkan maka akan dilakukan dengan menggunakan Live Events. Quarter Review tidak hanya melibatkan orang dalam perusahaan tetapi juga melibatkan board advisory yang memberi masukan secara strategis. Selama tiga bulan sekali. Pada bagian ini anggota tim juga dapat sharing mengenai hal terbaru, paling menarik, dan aspek lain yang dapat diterapkan di perusahaan. Durasinya dapat berupa 60-120 menit dan dapat lebih lama jika terdapat sesi sharing. 

Half Year Recaps

Ini adalah diskusi internal sesama manajer, board advisory, dan investor mengenai kesehatan bisnis dan juga kemajuan bisnis perusahaan. Dilakukan selama enam bulan untuk melihat dan mengevaluasi tiga financial statements yang utama yakni revenue statement, balance sheet, dan cash flow. Bagian ini sangat vital untuk melihat kesehatan perusahaan dari sudut pandang finansial, kesehatan tim, dan juga ekspektasi tim. Ini dilakukan dengan pendekatan Teams Meeting atau Live Events. Durasinya adalah 60 menit dan dapat lebih lama jika terdapat sesi sharing. 

Kesimpulan

Ini adalah paparan sederhana bagaimana perusahaan dikelola dengan serangkaian meeting yang efektif dan efisien. Berikut adalah rekapnya

• Daily focus dilaksanakan tiap hari 5 - 15 menit melalui IM - diskusi teknis (tasks)
• Monday / Friday Briefing dilaksanakan tiap minggu dengan durasi 15 - 30 menit melalui Teams meeting - diskusi teknis (problem solution)
• Monthly meeting dilaksanakan tiap bulan dengan durasi 30 - 60 menit melalui Teams meeting - diskusi taktis (activity scorecard)
• Quarter Review dilaksanakan tiap tiga bulan dengan durasi 60-90 menit melalui tatap muka langsung dan Team meeting bagi yang tidak bisa hadir tatap muka - diskusi strategis (program scorecard)
• Half year recaps dilaksanakan setiap tahun dengan durasi 90 menit hingga 120 menit melalui tatap muka atau Teams meeting bagi yang tidak bisa hadir tatap muka - diskusi strategis (valuasi, bisnis, dan financial statements)